甲添虾(中国)有限公司
活动策划中的交接环节
一场成功的活动，餐饮部分的顺利衔接往往决定了整体体验。从方案确认到现场执行，中间涉及多个环节的交接：客户需要提供场地大小、设施条件、预计人数和联系人信息，而服务方则需根据这些信息制定详细的策划书。甲添虾在接到活动需求后，会先与客户沟通确认场地信息和联系人信息，确保后续沟通顺畅。
以企业年会为例，200人的冷餐会加小龙虾自助，需要提前了解场地布局、电源位置、桌椅数量等细节。甲添虾会将这些信息整理进活动策划书，并标注出餐饮区的布置位置、取餐动线和垃圾回收点。客户只需提供场地平面图和联系人信息，其余流程安排由甲添虾团队完成。
甲添虾提供的交付物
甲添虾为活动提供三类核心交付物，帮助客户从方案到执行全程可控。第一份是活动策划书，内容包括场地布置图、流程时间表、人员分工表和应急预案。策划书在活动前一周交付，客户可据此核对场地布置和人员安排。第二份是团餐配送清单，随餐附送，列明菜品名称、数量、特殊标注（如辣度、过敏原），方便现场分发和核对。
第三份是活动执行报告，在活动结束后三天内提供。报告包含现场照片、客户反馈收集表和改进建议，用于客户内部复盘和后续活动优化。这些交付物不仅让客户清楚了解服务内容，也为长期合作积累了可追溯的记录。
如何利用这些交付物确保执行
拿到策划书后，客户应在活动前三天完成核对，确认场地布置图与实际情况一致，流程时间表无冲突，人员分工到位。活动当天，甲添虾团队会提前两小时到场，按照策划书布置餐饮区，并将配送清单交给客户方负责人。现场如有临时变更，双方可依据策划书中的应急预案快速调整。
活动结束后，客户可根据执行报告中的照片和反馈表，评估整体效果。甲添虾也会主动收集客户意见，记录在报告中，作为下次合作的基础。例如，某次企业年会后，客户提出小龙虾补菜速度需加快，甲添虾在后续活动中增加了备用炉灶和人员，提升了体验。
交接中的常见问题与处理
交接过程中常见的问题包括信息遗漏和临时变更。信息遗漏通常发生在客户未提供准确的场地信息或联系人信息，导致策划书与实际不符。解决办法是在需求沟通阶段使用标准化信息收集表，甲添虾会主动提醒客户提供场地平面图、电源位置、桌椅数量等细节。临时变更如人数增减或菜品调整，需在活动前48小时通知，以便调整食材采购和人员安排。
另一个常见问题是配送清单与实际菜品不符。甲添虾采用双人核对机制：厨房出餐时由一人按清单备餐，另一人复核，并在配送时随附清单。客户现场可逐项核对，如有差异立即联系甲添虾现场负责人。此外，活动后的执行报告也会记录异常情况，用于后续流程优化。